تتحمل تي او في سيرت المسؤولية، من خلال اتفاقية الشهادة الموقعة، عن إدارة جميع المعلومات التي يتم الحصول عليها أو إنشاؤها أثناء أداء أنشطة الشهادة.
يتم التعامل مع جميع المعلومات المتعلقة بالعميل، بما في ذلك الوثائق والسجلات والبيانات (نسخ ورقية وإلكترونية) والمعلومات الشفهية التي تصل إلى تي او في سيرت أو أي من ممثليها على أنها سرية.
يتم التعامل مع المعلومات المتعلقة بالعميل التي يتم الحصول عليها إما من خلال العميل أو ممثليه أو من مصادر أخرى غير العميل (مثل المشتكين أو الجهات التنظيمية) على أنها سرية.
يجب على الموظفين، بما في ذلك أعضاء المجلس والمقاولين وموظفي الهيئات الخارجية والأفراد الذين يعملون نيابة عن تي او في سيرت ، الحفاظ على سرية جميع المعلومات التي يتم الحصول عليها أو إنشاؤها أثناء أداء أنشطة شهادةتي او في سيرت.
يجب إدارة المعلومات السرية على النحو التالي:
- أ) لا يجوز الإفصاح عن المعلومات السرية للآخرين دون إذن – وفقًا لاتفاقيات الشهادة
واتفاقيات الموظفين؛
- ب) يجب تخزين المعلومات السرية بأمان في جميع الأوقات ولن تُترك متاحة مثل على الشاشات أو المكاتب عندما يكون الموظفون بعيدين عن مقاعدهم؛
- ج) يجب حماية رسائل البريد الإلكتروني والمعلومات الإلكترونية السرية بكلمة مرور على شبكة الكمبيوتر؛ لا يجوز للموظفين مشاركة كلمات المرور؛
- د) يجب تخزين النسخ الورقية من الوثائق السرية في خزائن ملفات قابلة للقفل داخل مكتب مغلق؛
- هـ) عندما يتم نقل النسخ الورقية (مثل بين العميل ومقر شهادة TOV CERT)، يجب الاحتفاظ بالمعلومات السرية داخل حقيبة مغلقة؛
- و) لا يجوز ترك النسخ الورقية أثناء النقل (وفقًا للبند هـ) دون مراقبة في السيارات أو مواقع أخرى؛
- ز) يجب تمزيق المعلومات السرية التي لم تعد مطلوبة وحذف النسخ الإلكترونية من نظام الكمبيوتر، أو إعادتها إلى العميل إذا كان ذلك ممكنًا.
باستثناء المعلومات التي يجعلها العميل متاحة للجمهور، أو عندما يتم الاتفاق بين تي او في سيرت والعميل (مثل لغرض الرد على الشكاوى)، تعتبر جميع المعلومات الأخرى معلومات ملكية ويجب اعتبارها سرية.
يجب الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بأي اتفاقيات تم إبرامها مع العميل بشأن استثناءات السرية وفقًا لهذا البند. يجب إبلاغ العملاء مسبقًا بالمعلومات التي تنوي تي او في سيرت وضعها في المجال العام.
حيثما أمكن، يجب إبلاغ العملاء كتابيًا. حيثما لا يكون ذلك ممكنًا، يجب إبلاغ العملاء عبر الهاتف والاحتفاظ بوثائق المحادثة بما في ذلك تفاصيل المعلومات التي سيتم وضعها في المجال العام، واسم ممثل العميل، واسم وموقف ممثل تي او في سيرت، والتاريخ وأي قيود يحددها العميل.
حيثما تكون تي او في سيرت مطلوبة بموجب القانون أو ترتيبات تعاقدية مصرح بها للإفراج عن المعلومات السرية، يجب إبلاغ العميل أو الشخص المعني، ما لم يكن محظورًا بموجب القانون، بالمعلومات التي سيتم توفيرها.
حيثما أمكن، يفضل إبلاغ العملاء كتابيًا. حيثما لا يكون ذلك ممكنًا، يجب إبلاغ العملاء عبر الهاتف والاحتفاظ بوثائق المحادثة بما في ذلك تفاصيل المعلومات التي سيتم وضعها في المجال العام، واسم ممثل العميل، واسم وموقف ممثل تي او في سيرت ، والتاريخ وأي قيود يحددها العميل.
حيثما ترغب تي او في سيرت في الإفصاح عن معلومات حول العميل إلى الهيئة المسؤولة، يجب عليها أولاً طلب إذن العميل. إذا تم رفض الإذن، يجب على تي او في سيرت الإفصاح عن هذه المعلومات إلى الهيئة المسؤولة فقط إذا رأت أن القيام بذلك سيكون في مصلحة مستهلكي العميل، أو وفقًا لأي تشريع معمول به.