بدءًا من أنشطة ما قبل منح الشهادة – التقديم، مراجعة طلب التقديم، برنامج التدقيق، تحديد زمن التدقيق، أخذ عينات المواقع المتعددة عند الاقتضاء، أنظمة الإدارة المتعددة عند الاقتضاء، تخطيط عمليات التدقيق، اختيار وتعيين فريق التدقيق، المراقبين، الخبراء الفنيين والأدلاء، إعداد خطة التدقيق والتواصل بشأنها، تدقيق منح الشهادة الأولي (المرحلة الأولى والمرحلة الثانية)، نتائج تدقيق منح الشهادة الأولي، تنفيذ عمليات التدقيق، تحديد وتسجيل نتائج التدقيق، تقرير التدقيق، قرار منح الشهادة، المعلومات الخاصة بمنح الشهادة الأولية، المعلومات الخاصة بمنح إعادة الشهادة، المحافظة على الشهادة، أنشطة المراقبة، إعادة الشهادة، والتدقيقات الخاصة.

الهدف من هذه الوثيقة هو وصف المراحل على شكل خطوات لضمان التنفيذ السليم لجميع الأنشطة المتعلقة بطلب التقديم، وتدقيق المطابقة، واتخاذ القرار، وكذلك تحديد المسؤوليات والصلاحيات لموظفي تي او في سيرت والمتعاونين الخارجيين في كل مرحلة على حدة.

نطاق التطبيق

يشمل هذا الإجراء نظام تي او في سيرت بالكامل (للمعايير التالية:
ISO 9001 QMS، ISO 45001 OHSMS، ISO 14001 EMS، ISO 22000 FSMS، ISO 27001 ISMS، ISO 50001 EnMS، ISO 20000-1 ITSM، ISO 7101 HOMS، ISO 21001، ISO 29993، ISO 22301، ISO 55001، ISO 30401، ISO 56001) – الإصدار الحالي.

المسؤوليات

جميع الموظفين والمتعاونين الخارجيين الذين لديهم عقد مع تو أو في سيرت، سواء بشكل فردي أو كأعضاء في اللجنة.
المسؤوليات المحددة مذكورة لكل مرحلة على حدة.

1. أنشطة ما قبل المنح للشهادة

1.1 مرحلة التقديم

عند تواصل أي موظف في تو أو في سيرت (المكاتب التجارية أو الإقليمية) مع عميل مهتم بتدقيق المطابقة لأي معيار ISO، يجب على المسؤول التجاري التواصل مع مقدم الطلب وإرسال نموذج الطلب F1/CERT.1 أو توضيح إمكانية تحميله من الموقع الإلكتروني. بعد استلام النموذج مكتملًا من العميل، بما يشمل جميع المعلومات المطلوبة والتأكيد الإلكتروني، يتم إرساله بالبريد الإلكتروني إلى مسؤول المنح للشهادة في تو أو في سيرت.

يجب على المنظمة المتقدمة للطلب تقديم المعلومات اللازمة لتمكين تو أو في سيرت من تحديد ما يلي:

• نطاق الشهادة المطلوب.

• التفاصيل المتعلقة بالمنظمة، بما في ذلك الاسم، عنوان الموقع، العمليات، الموارد البشرية والفنية، الوظائف والعلاقات والالتزامات القانونية.

• تحديد العمليات المستعان بها خارجيًا التي قد تؤثر على المطابقة.

• المعايير أو المتطلبات التي تسعى المنظمة للحصول على الشهادة وفقها.

• ما إذا كان قد تم تقديم استشارات لنظام الإدارة المطلوب اعتماده، ومن قام بذلك.

يقوم مسؤول تو أو في سيرت بمراجعة المعلومات في نموذج الطلب، وإذا لزم الأمر، يمكنه إعادة التواصل مع مقدم الطلب لاستكمال أو تعديل المعلومات لتكون واضحة. بعد ذلك، يتم حفظ النموذج المعبأ وإرساله إلى مدير المعيار الخاص بالشهادة المطلوبة. مدة العملية من قبول الطلب إلى إرسال خطة التدقيق للعميل لا تتجاوز 28 يومًا.

1.2 مرحلة مراجعة نموذج الطلب

يقوم المسؤول بمراجعة الطلب وإخطار مدير المعيار بمراجعة الطلب. يقوم مدير المعيار المعين بمراجعة جميع بيانات المنظمة ونظام الإدارة والتأكد من كفاية المعلومات لتطوير برنامج التدقيق، وحل أي اختلاف في الفهم بين تو أو في سيرت والمنظمة، والتأكد من قدرة تو أو في سيرت على تنفيذ نشاط الشهادة.

إذا كان الطلب من عميل معتمد سابقًا من جهة أخرى، يتم التأكد من:

1. حالة شهادته السابقة (لم يمضِ عليها 12 شهرًا).

2. عدم وجود عقوبات من جهة الاعتماد السابقة.

3. تقرير الجهة السابقة لمنح الشهادة.

يجب الاحتفاظ بجميع الأدلة في ملف العميل عند طلب جهة الاعتماد.

1.3 مرحلة التعاقد (شهادة النظام)

عند قبول الطلب، يُرسل للعميل عقد الشهادة F1C/CERT.1 مع معلومات عن عملية التدقيق والشهادة، ويتم توقيعه من قبل العميل لتأكيد موافقته على الشروط والأسعار الرسمية وفترة الشهادة (3 سنوات عادة، ما عدا العملاء المعتمدين مسبقًا). بعد الدفع وفق الفاتورة، تصدر الإدارة المالية أمر العمل ويتم إرسال إشعار تلقائي للمسؤول لبدء العملية وإنشاء ملف العميل وتعيينه برقم فريد حسب المعيار.

2. مرحلة إعداد التدقيق

2.1 برنامج التدقيق

برنامج التدقيق الأولي يشمل التدقيق في مرحلتين، التدقيقات المراقبة للسنة الأولى والثانية، وتدقيق إعادة الشهادة في السنة الثالثة قبل انتهاء الصلاحية. تُؤخذ التدقيقات السابقة في الاعتبار وتوثق أي تعديلات على برنامج التدقيق وتنفيذ الإجراءات التصحيحية.

2.2 تحديد وقت التدقيق

يأخذ مدير المعيار في اعتباره عند تحديد وقت التدقيق عوامل مثل: متطلبات المعيار، تعقيد المنظمة ونظامها، المخاطر، السياق التكنولوجي والتنظيمي، أي استعانة خارجية، نتائج التدقيق السابق، حجم المواقع ومواقعها، المخاطر المتعلقة بالمنتجات والعمليات، دمج التدقيقات، وأي بنود غير قابلة للتطبيق.

2.3 أخذ عينات من مواقع متعددة

وفقًا لإرشادات IAF MD1-MD22، يتم تطوير برنامج عينات لضمان تدقيق النظام في المواقع الجغرافية المختلفة. لا يُسمح بالعينة لبعض الشهادات الخاصة.

2.4 معايير نظم الإدارة المتكاملة

عند منح شهادة لنظم الإدارة المتكاملة، يتم تحديد وقت التدقيق والبرنامج وفق IAF MD11:2013.

3. تخطيط التدقيق

3.1 تحديد أهداف التدقيق ونطاقه ومعاييره

يتم تحديدها من قبل تو أو في سيرت بالتشاور مع العميل وإرسالها عبر خطة التدقيق.

3.2 اختيار فريق التدقيق وتحديد المهام

يتولى مدير المعيار اختيار فريق التدقيق، بما في ذلك قائد الفريق والخبراء الفنيين، من القوائم المعتمدة مع مراعاة الكفاءة المطلوبة والحياد.

3.3 الملاحظين والخبراء الفنيين والمرشدين

يوضح دورهم وفق ISO 17021-1، ويشمل إشعار المسؤول وفريق التدقيق بالمراجعات اللازمة وخطة التدقيق.

4. خطة التدقيق

4.1 العام

تضمن تو أو في سيرت إعداد خطة التدقيق قبل كل تدقيق لتحديد أساس الاتفاق بشأن التنفيذ والجدول الزمني.

4.2 إعداد خطة التدقيق

يقوم المدقق الرئيسي بإعداد خطة التدقيق (المرحلة 1 والمرحلة 2) مع اقتراح التواريخ وإرسالها للعميل وتو أو في سيرت قبل موعد التدقيق على الأقل يومين. يحق للعميل قبول أو رفض الخطة أو أعضاء الفريق.

5. التدقيق الأولي للشهادة

5.1 العام

يجري التدقيق الأولي على مرحلتين: المرحلة 1 (زيارة وتقييم الوثائق) والمرحلة 2 (تقييم تنفيذ النظام وفعاليته).

5.2 المرحلة 1

تجرى غالبًا في موقع العميل، تشمل اجتماع افتتاحي وتوثيق جميع الملاحظات.

5.3 المرحلة 2

تجرى في مواقع العميل لتقييم تنفيذ المعايير وفعالية نظام الإدارة.

5.4 استنتاجات التدقيق الأولي

يتم تحليل جميع الأدلة والملاحظات، وإذا وجدت عدم مطابقة، يُرفع تقرير عدم المطابقة وخطة الإجراءات التصحيحية، مع تحديد المدة الزمنية للإصلاح.

6. إجراء التدقيقات

6.1 العام

يشمل التدقيق اجتماع افتتاحي وإغلاق، ويتم جمع المعلومات والتحقق منها، وتحديد نتائج التدقيق وتسجيلها.

6.2 اجتماع الافتتاح

توضيح العناصر وفق ISO 17021-1.

6.3 التواصل أثناء التدقيق

يقوم قائد الفريق بتقييم تقدم التدقيق وتوجيه الفريق وإبلاغ العميل وأي مخاطر فورية.

6.4 الحصول على المعلومات والتحقق منها

يتم جمع المعلومات ذات الصلة بالهدف والنطاق والمعايير، والتحقق منها لتصبح أدلة تدقيق.

6.5 تحديد وتسجيل ملاحظات التدقيق

تتم وفق تقارير التدقيق وISO 17021-1.

6.6 إعداد استنتاجات التدقيق

تتم وفق ISO 17021-1.

6.7 اجتماع الإغلاق

يتم وفق تقارير التدقيق وISO 17021-1.

7. مرحلة التقرير

7.1 تقرير التدقيق

يكتب المدقق الرئيسي تقرير التدقيق النهائي ويقدمه للعميل، ويتضمن جميع النتائج والتوصيات، بما في ذلك تقييم الفعالية والامتثال.

7.2 تحليل أسباب عدم المطابقة

موثق في تقرير التدقيق وخطة الإجراءات التصحيحية.

7.3 فعالية التصحيح والإجراءات التصحيحية

يتم التحقق من الفعالية في التقرير وخطة الإجراءات.

9. قرار المنح للشهادة

9.1 الإجراءات قبل اتخاذ القرار

تشمل مراجعة جميع المعلومات من فريق التدقيق والتأكد من تصحيح جميع حالات عدم المطابقة.

9.2 المعلومات اللازمة لمنح الشهادة الأولية

تتضمن تقارير التدقيق، التعليقات على حالات عدم المطابقة، تصحيحات العميل، تأكيد المعلومات وأهداف التدقيق، والتوصية بمنح الشهادة.

9.3 عملية اتخاذ القرار

لا يجوز لأي مدقق شارك في التدقيق أن يكون متخذ القرار. يجب اتخاذ القرار خلال 7 أيام من استلام تقرير التدقيق.

9.4 السجلات

توثق وفق الملحق 3 CERT.1.

10. مرحلة المراقبة والتدقيقات المراقبة

10.1 الأنشطة المراقبة

تشمل التدقيق في الموقع، مراجعة الوثائق، طلب معلومات إضافية، ومراقبة الأداء.

10.2 تدقيق المراقبة

تجرى كل 12 شهرًا على الأقل لضمان استمرار الامتثال للمعايير.

11. مرحلة إعادة الشهادة

11.1 تخطيط تدقيق إعادة الشهادة

لتقييم استمرار الامتثال للمعايير وإجراء التدقيق قبل انتهاء الشهادة.

11.2 تدقيق إعادة الشهادة

يشمل التدقيق الفعالية الكاملة لنظام الإدارة واستمرار صلاحية الشهادة، وتحديد أوقات التصحيح للإجراءات التصحيحية للعدم المطابقات الكبيرة.

12. التدقيقات الخاصة

12.1 توسيع أو تقليص نطاق التدقيق

وفق إجراء CERT.4.

12.2 التدقيقات القصيرة المدة

قد تُجرى للتحقيق في شكاوى أو تغييرات أو متابعة عملاء موقوفين.

13. مرحلة الحفاظ على الشهادة

يجب على تو أو في سيرت الحفاظ على الشهادة لضمان استمرار الامتثال طوال دورة الشهادة. أي عدم مطابقة أو تغييرات كبيرة يتم التعامل معها وفق إجراء CERT.3.